Das RFID-Management eignet sich am besten für Unternehmen mit einer erheblichen Anzahl von Transaktionen; Dateien, die durch viele Schritte verarbeitet werden oder sich zwischen vielen Menschen außerhalb des Dateiraums bewegen; und wo Informationen kritischen Sicherheitseinschränkungen unterliegen. Die berührungslose, berührungslose Sichtweise eines RFID-Datei-Tracking-Systems ist einer der Hauptvorteile in diesen Situationen, da die Tags schnell und durch zahlreiche visuell und umweltbelastende Umgebungen gelesen werden können. Barcode-Systeme und andere optisch gelesene Technologien haben diese Fähigkeit nicht.

RFID-Leser können an bestimmten Orten in einer Anlage platziert werden, um zu verfolgen, welche Artikel durch die Orte geleitet werden, in welche Richtung die Artikel einlaufen; und das Datum und die Uhrzeit der Gegenstände transportiert wurden. Eines der bequemsten Orte für einen RFID-Reader ist in einem Türrahmen, weil es die Notwendigkeit, dass der Dateiraum-Client, jeden einzelnen Datensatz scannen oder manuell überprüfen Aufzeichnungen. Damit können auch alle zusammengestapelten Ordner gleichzeitig gelesen werden. Das gleiche Verfahren gilt für das Lesen von Ordnern und dann für Dateiverlagerungen.

Ausgestattet mit einem universellen RFID-Leser, der Dokumente liest und lokalisiert, die mit einer bestimmten LED gekennzeichnet sind und die LED aus der Ferne auslöst, um aufzuleuchten, damit Sie das gewünschte Dokument finden können.

Darüber hinaus, wenn Mitarbeiter Namensabzeichen mit RFID-Tags haben, dann “Wer hatte “was Elemente” würde verfolgt werden. Die Namensabzeichen können verwendet werden, um das Personal auf oder von physischen Standorten und/oder bestimmten Asset-Klassifikationen zu überwachen und zu beschränken.